10 conseils pour réussir l’intégration de vos nouveaux collaborateurs grâce au e-learning (online induction program)

Pourquoi utiliser du e-learning pour un programme d’accueil ?

79% d’entreprises insatisfaites de leur programme actuel :

Selon une étude sur le « onboarding », réalisée en 2013 par l’Observatoire SIRh,
79 % des entreprises interrogées estiment que leur programme d’intégration des nouveaux collaborateurs n’est pas satisfaisant. Ces entreprises se contentent souvent de remettre un livret d’accueil, de proposer la visite des locaux, puis de former au poste de travail.

Pourtant, une part importante de la réussite d’un recrutement se joue pendant la période d’intégration. C’est en effet le moment où le nouveau venu se fait une idée (et même un avis critique) de ce à quoi ressemblera son quotidien. On comprend donc facilement l’importance de renforcer ce dispositif  pour améliorer la première expérience du nouveau collaborateur dans l’entreprise, réussir son intégration, le fidéliser et optimiser le délai pour le rendre opérationnel.

Le e-learning comme facilitateur du “onboarding”

Alors que seulement 47% des entreprises interrogées ont mis en place des outils facilitateurs (espace dédié dans l’intranet, annuaire en ligne, etc.), les moyens d’instaurer de tels dispositifs ne manquent pas. Parmi eux, les programmes de e-welcome sont de leviers d’optimisation du processus d’intégration qui ne sont pas à négliger. Le e-learning peut en effet faciliter l’accès à la connaissance sur l’entreprise (histoire, produits et services, organisation et management,…), faciliter l’intégration sociale du collaborateur ou encore accélérer la découverte de l’environnement de travail (prise en main du poste).

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Les composants d’un programme d’accueil

Comment exploiter au mieux les outils du e-learning pour réussir un programme de onboarding ?

Voici 10 conseils issus de nos différentes expériences.

#1 Conjuguez les approches

Réussir à accueillir, informer, former, transmettre des valeurs, c’est avant tout une histoire de personnes et de management. Un e-welcome réussi s’intègre dans un dispositif plus large de type blended learning (ou “mix formation”) qui laisse également la place à des temps en “présentiel”. Le facteur humain est important, il ne faut pas choisir entre le “tout en ligne” ou le “tout en direct” mais plutôt tirer le meilleur parti des deux.

#2 Impliquez le management

Accueillir des nouveaux collaborateurs ou transmettre des valeurs requiert d’incarner les messages que l’on veut faire passer.
Impliquez le management de l’entreprise, utilisez leur image et leur voix pour transmettre les informations. Associez-les aux différents modules, faites-leur réaliser des vidéos de présentation, ainsi chaque module e-learning du programme devient également une rencontre avec les différents top managers.

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#3 Travaillez sur le timing

Au delà de la souplesse qu’offre le e-learning en terme de planification et d’organisation, un programme de e-welcome permet de toucher le collaborateur au bon moment : dès le premier jour voir la semaine précédente, ou encore bien après l’arrivée du collaborateur afin de lui transmettre de nouvelles informations lorsqu’il s’est familiarisé avec son poste.
Sachez repenser votre dispositif d’intégration en travaillant sur différents moments de la vie de votre nouveau collaborateur afin d’éviter la saturation d’informations. Une intégration réussie commence le plus rapidement possible mais se fait sur la durée.

#4 Favorisez l’échange

L’intégration sociale est l’un des point clé d’un programme de onboarding. Le succès des réseaux sociaux, des réseaux sociaux d’entreprise ont montré des voies exploitables également dans les programmes e-welcome. Intégrez des espaces d’échanges en ligne entre les différents acteurs du programme : questions/réponses avec des experts, espaces d’échanges entre les participants, avec un tuteur ou un chargé d’intégration, etc.

#5 Organisez le programme par groupes

Lorsque cela est possible, mettez en place des groupes de nouveaux collaborateurs, si petits soient-ils.
La mise en place de ces groupes  renforce la motivation de chaque participant qui voit le niveau d’avancement de ses collègues. Cela améliore également  l’efficacité du programme e-learning en imposant un calendrier et un rythme d’apprentissage.

#6 Valorisez vos nouveaux collaborateurs

Un (nouveau) collaborateur satisfait est un collaborateur reconnu pour son travail, mais également socialement.
Mais qui connaît présisément ces nouvelles personnes dans l’entreprise ? Valorisez vos nouveaux arrivants en les présentant, par exemple, dans un mur des nouveaux collègues. Cet outil permet de communiquer sur ces nouveaux arrivants, de les présenter à l’ensemble des collaborateurs et de favoriser les interactions : échange par mail, mise en relation des nouveaux arrivants entre eux en fonction de points commun ( formation, expertise, lieu de travail, …).

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#7 Rendez service

Un programme d’intégration des nouveaux collaborateurs est avant tout à leur service. Il doit donc répondre à leurs attentes, à leurs besoins.
Les outils mis en place doivent faciliter la vie des nouveaux collaborateurs. N’hésitez pas à y intégrer les fonctionnalités et les informations dont ils ont besoin : documents et procédures administratives, informations pratiques, personnes de contact, etc.

#8 Evaluez

Un dispositif d’intégration doit être constamment ouvert à l’amélioration. Mesurez son efficacité et le niveau de satisfaction des personnes concernées, encouragez-les à proposer des améliorations, des changements, des ajouts. Intégrez directement cette dimension dans le dispositif en ligne : évaluation de la satisfaction, enquête de besoins à court et moyen terme, etc. C’est une occasion de montrer dès l’arrivée de vos collaborateurs que leur avis est bienvenu et même souhaité.

#9 Accompagnez

L’utilisation de ressources en ligne permet de suivre l’utilisation de celles-ci par le nouveau collaborateur. Dès lors, il ne faut pas hésiter à mettre en place des programmes de plus longue durée avec des objectifs à court, moyen et long terme, passant progressivement de l’intégration à la formation continue. Pour appuyer un tel système et assurer son succès, vous pouvez voir l’évolution d’un collaborateur dans le programme et le relancer s’il prend du retard. Vous pouvez lui proposer des solutions s’il manque de temps pour suivre le programme, ou encore l’accompagner dans sa réalisation si nécessaire.

#10 Ne pensez plus local, pensez global

Un programme d’intégration “classique” met le collaborateur en relation avec deux composants : l’entreprise, à travers les connaissances, valeurs et consignes qui lui sont transmises, et son environnement de travail local (son bureau, ses collègues, son supérieur). Cependant, cela ne reflète pas entièrement la réalité d’une entreprise de grande taille. Utilisez les moyens technologies à disposition pour mettre le collaborateur en relation avec des collègues distants, attribuez-lui un tuteur faisant le même emploi que lui mais dans un autre lieu, simplifiez la prise de contacts entre collaborateurs. Vous transmettrez ainsi une image plus complète et plus réelle de ce qu’est votre entreprise et augmenterez le sentiment d’intégration et d’unité.

Vous souhaitez compléter cette liste avec d’autres conseils issus de votre expérience ?
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