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Les formations hybrides – ou blended learning – présentent de nombreux avantages plébiscités par de plus en plus d’entreprises en Suisse romande. En tant que spécialistes de la formation, cela apporte un vent de nouveauté à nos pratiques pédagogiques, en nous permettant de repenser les choix d’activité, de format, de rythme, et d’accompagnement. Pourtant, malgré ces transformations importantes, de plus en plus demandées explicitement par les organismes de formation, peu d’entre nous, freelance ou organisations, ont révisé les grilles de rémunération utilisées jusqu’ici. Comment, en tant que concepteur·trice, valoriser le travail nécessaire pour répondre aux nouvelles attentes  ? Comment, en tant que mandant, s’assurer de proposer des conditions tarifaires en adéquation avec de nouvelles ambitions ?

Cet article met en lumière comment l’évolution d’un modèle traditionnel à un modèle hybride bouscule nos modèles tarifaires. Il propose également un modèle pour concevoir des offres de formation adaptées à ces nouveaux contextes.

Changement de paradigme

Traditionnellement, la formation pour adultes était principalement axée sur des sessions en présentiel, avec un cadre clairement délimité et un contenu prédéfini. Ainsi, on facturait souvent  – et on le fait toujours – à la journée de formation. Celle-ci comprenant l’animation du jour, mais également la préparation de la journée, la conception des supports de cours et des activités, l’évaluation des connaissances, voire de la formation. Dans le meilleur des cas, la création d’une nouvelle formation complète faisait l’objet d’une facturation supplémentaire pour le temps de conception.

Aujourd’hui, le paysage de la formation a radicalement changé. Les technologies numériques ont permis de créer des environnements d’apprentissage plus interactifs et personnalisés. Conception, tutorat, animation, facilitation: les rôles évoluent et font appel à une variété de ressources et d’activités. Les  apprenant·es, de leur côté, ont acquis davantage d’autonomie, explorant, collaborant et créant du contenu.

Solutions pour des contextes hybrides

Le modèle ADDIE, modèle de conception pédagogique largement reconnu, peut servir de guide pour naviguer dans ces changements. ADDIE signifie Analyse, Design, Développement, Implantation et Évaluation.

Le modèle ADDIE :
Analyse : définition des besoins et cahier des charges
Design : création de la scénarisation pédagogique
Développement : création des médias
Implantation : animation, accompagnement synchrone / asynchrone
Évaluation : mesure de la qualité du dispositif

Prises individuellement, les phases de ce modèle permettent de mettre en lumière le travail réalisé, souvent fortement sous-estimé par les concepteur·ices. En effet, c’est en rédigeant le travail effectué à chacune de ses phases que nous prenons conscience du volume conséquent de travail en plus : au-delà de la création de contenus supplémentaires et interactifs, le temps dédié au suivi et à l’accompagnement, la diversité des supports et la gestion administrative dépassent largement le temps anticipé.

De ce constat, nous pouvons identifier deux types d’offres de formation :

• Une offre de conception, liée aux premières phases, Analyse, Design et parfois une partie du Développement
• Une offre de réalisation pour les phases de Développement et Implantation, et parfois la phase d’Évaluation.

L’offre de conception comprend une analyse approfondie des besoins, la création de scénarios d’apprentissage et d’accompagnement, la création de contenus et de ressources numériques, et la mise en place de plateformes et d’applications pour faciliter l’apprentissage.
L’offre de réalisation, quant à elle, doit inclure la communication avec les personnes apprenantes, l’animation de sessions de formation, l’évaluation des acquis, et la mise à disposition de matériel sur une plateforme de formation.

Quels sont les éléments à valoriser dans une offre ?

Les tableaux ci-dessous proposent un exemple de grilles à compléter lors de la rédaction d’offres. Ils ne sont pas exhaustifs et sont évidemment à adapter selon la demande. Ils favorisent la visualisation du temps et de la valeur fournie, autant pour les prestataires que pour les entreprises clientes.

OFFRE DE CONCEPTION

OFFRE DE RÉALISATION

Trois question à se poser pour bien délimiter la prestation

Dans le temps qui sera consacré à la conception, quelle part relève de la montée en compétence de l’intervenant·e et d’une phase de recherche personnelle ? Il faut parfois comparer des solutions, consulter des exemples, prendre en main des outils et développer de nouvelles compétences. Il s’agit d’identifier quelle part de ce travail doit être couverte par l’organisme mandant.

Combien de cours / participants pour rentabiliser la conception ? Dès le moment où une grande part du travail consiste à créer des éléments réutilisables (parcours, communication, médias, modules e-learning,…), le travail nécessaire pour animer une première session est plus important mais il pourra être réutilisé. Il faut alors parfois réfléchir au-delà de la première session, et calculer la rentabilité sur plusieurs sessions.

A qui appartient ce qui est conçu ? Corollaire des deux questions précédentes, celle-ci permet de décider qui paye quoi : les contenus pourront-ils être réutilisés pour des cours donnés pour un autre organisme ? Dans ce cas c’est l’intervenant·e qui devrait en assumer une part des coûts puis les rentabiliser par d’autres mandats. Ou est-ce que l’organisme mandant devient propriétaire de toute la conception et peut en confier le produit à un·e autre intervenant·e ? Il est alors normal qu’il soit valorisé et vendu en tant que produit à part entière. D’autres modèles existent également, telle que la licence d’exploitation.

On l’a déjà dit: pour s’adapter aux nouvelles demandes du marché de la formation, une facturation à la journée n’est plus suffisante. Même s’il y a  certainement d’autres manières de procéder, cette proposition offre une grille simple et efficace pour bien identifier l’ensemble des prestations fournies ou demandées, et ainsi les facturer de façon transparente et juste.

Article initialement paru dans le 17ème numéro de TRANSFERT, revue de l’Association Romande des Formateurs. Le contenu s’appuie sur la synthèse d’un atelier en ligne du groupe Meetup Digital Learning Suisse romande. Merci aux participant·es pour leurs contributions.

Cette analyse le montre, au-delà de l’aspect du coût, il est essentiel de ne pas passer trop tôt en phase de réalisation d’un projet de formation. La conception est une étape clé, demandant un savoir-faire spécifique et menant à ses propres livrables. C’est pour cette raison qu’e-teach propose une prestation d’analyse visant à détailler une intention de formation afin de concevoir une solution adaptée. Une conception pédagogique bien menée permet ensuite d’affiner une offre, mais également parfois de réorienter un projet de formation afin d’améliorer son impact. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !

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Vos ressources sont limitées comme pour la plupart des équipes de formation. Les tâches d’administration, manuelles et intensives, sont souvent demandeuses de vos ressources. C’est pourquoi l’automatisation de votre LMS peut jouer un rôle significatif dans la réduction des coûts et dans l’optimisation de votre temps.

Dans cet esprit, voici cinq idées d’automatisation de votre LMS qui vous aideront à devenir plus efficace et à exploiter de façon plus efficiente votre temps, votre budget et vos ressources.

Importation de vos données RH

En intégrant votre système RH (SIRH) et votre LMS, vous pouvez éliminer les doublons et automatiser les processus d’ajout et de suppression d’utilisateurs. Cette automatisation peut également être utilisée pour refléter la structure de votre organisation et pour automatiser les parcours d’apprentissage.

Cela peut être facilement réalisé dans Totara en utilisant la fonctionnalité HR Import

Rapports programmés

La compilation manuelle et l’envoi de rapports à divers responsables de départements et parties prenantes peuvent être une autre source de consommation de temps et de ressources. En programmant les rapports pour qu’ils soient automatiquement envoyés aux bonnes personnes au bon moment, vous pouvez rationaliser considérablement le processus de reporting.

Les rapports programmés – également connus sous le nom de rapports planifiés – vous permettent de faire cela dans Totara TXP.

Audiences dynamiques

Une partie essentielle et très puissante de l’automatisation de votre LMS consiste à pouvoir automatiser les actions clés en fonction des attributs de chaque utilisateur. Les audiences dynamiques de Totara rendent cela facile.

Il suffit de créer des règles qui génèrent le résultat requis pour une audience spécifique. Cela peut être l’inscription à un cours, l’envoi de rappels ou la suppression d’utilisateurs. Si vous pouvez réduire l’audience à un champ de profil – comme les données personnelles, le titre du poste ou le département – ou un attribut de leur parcours de formation – comme par exemple « la certification a expiré » – vous pouvez cibler rapidement et précisément les personnes que vous devez atteindre.

Contactez vos apprenants sur leur device préféré avec des notifications centralisées

Parfois, vous devez transmettre le même message à un grand nombre de personnes le plus rapidement possible. Cela peut signifier beaucoup de copier-coller et de répétition – mais ce n’est plus nécessaire.

Avec les notifications centralisées de Totara, vous pouvez créer un seul message de notification et l’envoyer à l’ensemble de votre population. Les notifications peuvent être envoyées par e-mail, vers l’application Mobile ou automatiquement ajoutées aux tâches ou alertes de chaque apprenant.

Planification des suppressions d’utilisateurs (important en lien avec la loi sur la protection des données)

Gérer les utilisateurs et leur départ peut être laborieux. Avec l’automatisation proposée par votre LMS, il est beaucoup plus facile de gérer les données. Vous pouvez également obtenir les résultats que vous souhaitez beaucoup plus rapidement.

L’intégration de votre LMS à votre système RH – comme nous l’avons suggéré au point 1 – éliminera les doublons. Vous pouvez supprimer automatiquement les utilisateurs de votre LMS lorsqu’ils sont supprimés de votre système RH. La fonctionnalité de suppression programmée des utilisateurs de Totara vous offre encore plus d’options pour gérer et purger les données, comme conserver les données pendant une période spécifiée puis les supprimer automatiquement. Cela aide à garantir la conformité avec les lois spécifiques de protection des données (RGDP par exemple) ou les politiques de l’entreprise.

Si vous cherchez des moyens d’accélérer certaines des tâches administratives de votre plateforme de formation qui absorbent votre temps et votre budget, Contactez-nous.

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De quoi parle-t-on ?

Le Machine Learning (ML) est un processus permettant “d’apprendre” à une système informatique à prédire quelque chose, puis à corriger sa méthode de prédiction pour devenir de plus en plus précis. Par exemple, à partir d’une base de données contenant des caractéristiques de voitures d’occasion et le prix auquel chaque voiture à été vendue, le mécanisme de ML permettra d’évaluer le prix d’une nouvelle voiture entrée dans la liste, ou encore d’identifier les caractéristiques qui semblent avoir le plus d’impact sur le prix de vente. A noter que le ML n’est qu’une petite partie du vaste domaine que représente l’Intelligence Artificielle : l’IA va plus loin, elle a par exemple pour but de prendre des décisions et d’agir suite à cet apprentissage.

La base du ML est ce que l’on appelle les « réseaux neuronaux ». Ils sont programmés par l’homme et construits pour la formation de ladite machine. Ils s’appuient sur certains facteurs importants qui permettent de déterminer l’issue probable d’une situation. En fait, le système cherche d’éventuelles relations entre les informations qui lui sont fournies : une opération qui à priori peut être faite “à la main”, mais imaginez un programmeur humain devant déterminer l’issue probable pour chaque résultat possible d’une recherche Google… C’est là qu’intervient le ML.

En quoi le Machine Learning peut-il aider à gérer vos formations ?

Les systèmes de gestion de formation (LMS) que vous utilisez dans vos entreprises enregistrent, jour après jour, une très grande quantité de données. Les données relatives aux profils de vos apprenants, les parcours de formation qu’ils suivent, les compétences qu’ils acquièrent par les formations mises en place, les résultats obtenus… Ces données représentent un champ d’application de choix pour la mise en place d’algorithmes de ML. Classifier ces données, leur donner du sens et les représenter permet de les exploiter au bénéfice tant des formateurs que des participants.

Si vous exploitez de telles plateformes, vous êtes certainement friands des fonctions de reporting qu’elles offrent. Or, l’exploitation de ce reporting se fait invariablement de façon manuelle. Vous n’aurez d’indications que sur des informations que vous aurez volontairement recherchées. Le traitement des données se fait sur la base de traitements pré-déterminés. Or, vous allez être confronté à un obstacle d’importance : l’évolutivité des données sources, à savoir l’ajout de nouvelles informations sur les utilisateurs (nouvelle catégorisation, ajout de données socio-démographique,…) ou de leurs résultats (nouveaux cours, nouvelles compétences, modification de la classification des évaluations, etc).

C’est là que le ML entre en jeu et surmonte l’obstacle des traitements pré-déterminés. Votre plateforme va apprendre, au fur et à mesure que des données s’ajoutent ou changent, à identifier des indicateurs clés vous permettant de mieux gérer vos formations. Y compris des indicateurs auxquels vous n’aurez pas pensé, et donc pas exploités.

Quelques exemples :

• Prédire les besoins de formation d’un nouveau collaborateur ou d’une population donnée
• Générer automatiquement des “profils types” en identifiant les propriétés d’un utilisateur liées aux résultats obtenus. Exemple : mettre en évidence le fait que, dans une filiale, la maîtrise de telle compétence est plus liée aux années d’expérience qu’au fait d’avoir suivi un séminaire
• Réaliser automatiquement des analyses croisées basées sur de nombreuses informations (formations suivies, évaluations annuelles, performances, années d’expérience…)

Classifier des données, leur donner du sens et les représenter… c’est ce que le Machine Learning permet de faire. Son intégration dans vos dispositifs de formation (et les dispositifs RH en général) est/sera sans aucun doute une aide majeure à la gestion de vos formations et permettra de faire parler des données qui ne sont souvent prises en compte que séparément les unes des autres.

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e-teach y interviendra pour évoquer comment dynamiser et créer de l’engagement dans la formation à l’aide de la gamification.

Lieu : Longirod
Date : jeudi 10 décembre 2015
(co-animation e-teach)

Pour en savoir plus et pour vous inscrire (nombre de places limitées) : 
http://www.boujol.com/f/conferences.asp

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Jeux formatifs au regard de la gamification : comment évaluer leur pertinence ?
Les leviers de la motivation : comment créer une formation engageante ?
Comprendre la gamification dans la formation : la boucle d’engagement

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Acrobat.com, c’est:

• Adobe Buzzword (un éditeur de texte en ligne façon google docs)
• Adobe ConnectNow: un outil de conférences en ligne et de partage de documents (max 3 personnes connectées pour la version gratuite)
• Un outil de création de fichiers PDF
• Un outil collaboratif d’échange de fichiers
• Un espace de stockage de fichiers

Le tout à la sauce Adobe, donc en flash et avec des interfaces très soignées. Ce qui différentie Acrobat.com des google docs et autres zoho.com, c’est évidemment la mise à disposition d’Adobe ConnectNow (et c’est d’ailleurs le service que nous utilisons principalement chez e-teach, en interne ou avec nos clients). Actuellement l’un des meilleurs outils de conférence en ligne avec partage de documents, vidéo, whiteboard etc., il vaut le détour d’autant plus que son utilisation s’avère être gratuite dans certaines conditions.

Adobe annonce donc la fin de la période d’essai d’Acrobat.com, tout en gardant une version gratuite aux mêmes conditions valables jusqu’à ce jour dans sa version « beta ».
Pour des besoins accrus (en nombre de connexions, en nombre de documents etc.), Adobe propose à présent des versions premium (actuellement encore réservées au marché nord américain).

Notre conseil: Si vous avez simplement besoin de partager un document, votre écran et en discuter avec 1 ou 2 autres personnes, testez Adobe ConnectNow dans sa version gratuite. C’est un service robuste et simple à utiliser que nous apprécions dans notre travail quotidien.

C’était la rubrique: « comment travaille-t-on chez e-teach ? »… à suivre

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• L’énoncé de la question est-il clair ?
• Le nombre de réponses proposées est-il adéquat  ?
• La formulation des réponses proposées est-elle correcte ? 
• Le type de question utilisé est-il efficace (sous-entendu, ne perturbe-t-il pas plus l’étudiant qu’il ne permet de vérifier son savoir) ?
• La façon de construire la question est-elle bonne (p.ex. les réponses sont-elles brassées…) ?
• …

Analyser vos QCM et répondre à ces questions vous permettra d’améliorer sensiblement la qualité de vos évaluations, avant-même de les avoir soumises à vos étudiants ou apprenants.

Laissez SAQ analyser vos questions

Automatiser l’analyse de vos questions est possible grâce à SAQ (Service d’Analyse Qualitative pour QCM en ligne). Développé dans le cadre d’un projet de recherche mené par la HES-SO (Haute Ecole Spécialisée de Suisse occidentale), il s’agit d’un service en ligne, gratuit et librement utilisable, au développement duquel e-teach a participé (au travers de sa technologie Q-player).

SAQ est directement utilisable ici: http://saq.heig-vd.ch

Vous souhaitez mettre SAQ à disposition de vos formateurs, directement depuis votre site web, intranet ou LMS ? Alors intégrez le « widget SAQ » dans vos pages web, tel que présenté ci-dessous.

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