Vos ressources sont limitées comme pour la plupart des équipes de formation. Les tâches d’administration, manuelles et intensives, sont souvent demandeuses de vos ressources. C’est pourquoi l’automatisation de votre LMS peut jouer un rôle significatif dans la réduction des coûts et dans l’optimisation de votre temps.

Dans cet esprit, voici cinq idées d’automatisation de votre LMS qui vous aideront à devenir plus efficace et à exploiter de façon plus efficiente votre temps, votre budget et vos ressources.

Importation de vos données RH

En intégrant votre système RH (SIRH) et votre LMS, vous pouvez éliminer les doublons et automatiser les processus d’ajout et de suppression d’utilisateurs. Cette automatisation peut également être utilisée pour refléter la structure de votre organisation et pour automatiser les parcours d’apprentissage.

Cela peut être facilement réalisé dans Totara en utilisant la fonctionnalité HR Import

Rapports programmés

La compilation manuelle et l’envoi de rapports à divers responsables de départements et parties prenantes peuvent être une autre source de consommation de temps et de ressources. En programmant les rapports pour qu’ils soient automatiquement envoyés aux bonnes personnes au bon moment, vous pouvez rationaliser considérablement le processus de reporting.

Les rapports programmés – également connus sous le nom de rapports planifiés – vous permettent de faire cela dans Totara TXP.

Audiences dynamiques

Une partie essentielle et très puissante de l’automatisation de votre LMS consiste à pouvoir automatiser les actions clés en fonction des attributs de chaque utilisateur. Les audiences dynamiques de Totara rendent cela facile.

Il suffit de créer des règles qui génèrent le résultat requis pour une audience spécifique. Cela peut être l’inscription à un cours, l’envoi de rappels ou la suppression d’utilisateurs. Si vous pouvez réduire l’audience à un champ de profil – comme les données personnelles, le titre du poste ou le département – ou un attribut de leur parcours de formation – comme par exemple « la certification a expiré » – vous pouvez cibler rapidement et précisément les personnes que vous devez atteindre.

Contactez vos apprenants sur leur device préféré avec des notifications centralisées

Parfois, vous devez transmettre le même message à un grand nombre de personnes le plus rapidement possible. Cela peut signifier beaucoup de copier-coller et de répétition – mais ce n’est plus nécessaire.

Avec les notifications centralisées de Totara, vous pouvez créer un seul message de notification et l’envoyer à l’ensemble de votre population. Les notifications peuvent être envoyées par e-mail, vers l’application Mobile ou automatiquement ajoutées aux tâches ou alertes de chaque apprenant.

Planification des suppressions d’utilisateurs (important en lien avec la loi sur la protection des données)

Gérer les utilisateurs et leur départ peut être laborieux. Avec l’automatisation proposée par votre LMS, il est beaucoup plus facile de gérer les données. Vous pouvez également obtenir les résultats que vous souhaitez beaucoup plus rapidement.

L’intégration de votre LMS à votre système RH – comme nous l’avons suggéré au point 1 – éliminera les doublons. Vous pouvez supprimer automatiquement les utilisateurs de votre LMS lorsqu’ils sont supprimés de votre système RH. La fonctionnalité de suppression programmée des utilisateurs de Totara vous offre encore plus d’options pour gérer et purger les données, comme conserver les données pendant une période spécifiée puis les supprimer automatiquement. Cela aide à garantir la conformité avec les lois spécifiques de protection des données (RGDP par exemple) ou les politiques de l’entreprise.

Si vous cherchez des moyens d’accélérer certaines des tâches administratives de votre plateforme de formation qui absorbent votre temps et votre budget, Contactez-nous.

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Acrobat.com, c’est:

• Adobe Buzzword (un éditeur de texte en ligne façon google docs)
• Adobe ConnectNow: un outil de conférences en ligne et de partage de documents (max 3 personnes connectées pour la version gratuite)
• Un outil de création de fichiers PDF
• Un outil collaboratif d’échange de fichiers
• Un espace de stockage de fichiers

Le tout à la sauce Adobe, donc en flash et avec des interfaces très soignées. Ce qui différentie Acrobat.com des google docs et autres zoho.com, c’est évidemment la mise à disposition d’Adobe ConnectNow (et c’est d’ailleurs le service que nous utilisons principalement chez e-teach, en interne ou avec nos clients). Actuellement l’un des meilleurs outils de conférence en ligne avec partage de documents, vidéo, whiteboard etc., il vaut le détour d’autant plus que son utilisation s’avère être gratuite dans certaines conditions.

Adobe annonce donc la fin de la période d’essai d’Acrobat.com, tout en gardant une version gratuite aux mêmes conditions valables jusqu’à ce jour dans sa version « beta ».
Pour des besoins accrus (en nombre de connexions, en nombre de documents etc.), Adobe propose à présent des versions premium (actuellement encore réservées au marché nord américain).

Notre conseil: Si vous avez simplement besoin de partager un document, votre écran et en discuter avec 1 ou 2 autres personnes, testez Adobe ConnectNow dans sa version gratuite. C’est un service robuste et simple à utiliser que nous apprécions dans notre travail quotidien.

C’était la rubrique: « comment travaille-t-on chez e-teach ? »… à suivre

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